„Bezpieczeństwo imprez masowych” to tytuł rozmowy w programie Bezpieczny Biznes w telewizji Biznes24, w której uczestniczył nasz specjalista.
O tym, jak zorganizować targi po pandemii, odpowiedział lider zespołu eksperckiego Instin Sergiusz Parszowski.
Czy targi to impreza masowa
Rodzaje imprez masowych
W świetle przepisów o bezpieczeństwie imprez masowych, które reguluje odpowiednia ustawa, mamy trzy rodzaje imprez masowych:
może to być impreza masowa artystyczno-rozrywkowa — czyli taka, która dostarcza rozrywki i zabawy;
drugi typ to impreza sportowa mająca na celu współzawodnictwo lub popularyzację danej dyscypliny sportu;
trzecia, szczególna kategoria, to mecze piłki nożnej Choć również są imprezami sportowymi, ustawodawca wyodrębnił je jako odrębne.
Czy targi to impreza masowa
Właśnie w świetle tych definicji targi oraz podobne wydarzenia — kongresy, konferencje — nie są uznawane za imprezy masowe, ponieważ mają inny cel. Niemniej jednak nie ma wątpliwości, że targi to wydarzenie, na którym pojawia się wiele osób, i bardzo trudno jest w tej sytuacji zapewnić środki bezpieczeństwa, jakie wdrożono w całym kraju: dwumetrowe odstępy, dezynfekcja rąk…
Organizacja targów po pandemii
Jakkolwiek targi nie są imprezami masowymi w rozumieniu przepisów, to potocznie mówimy o nich jako o wydarzeniach o charakterze masowym. De facto, oprócz różnic formalnych, mają podobne cechy jak typowe imprezy masowe: dużą liczbę uczestników, podobne zagrożenia i problemy organizacyjne, kwestie zarządzania tłumem. Jak nimi zarządzać w nowym reżimie sanitarnym – to jedno z większych wyzwań dla organizatorów.
Etapy przygotowania targów
Przygotowanie targów możemy podzielić na kilka kluczowych etapów:
Etap przygotowań (dni montażowe)
- Czas, gdy firmy przygotowują zabudowę, przywożą materiały promocyjne, towary i półprodukty. Ten czas przygotowań trzeba równie dobrze zaplanować pod kątem bezpieczeństwa. Należy zadbać o bezpieczne wejście podwykonawców, rejestrację osób wchodzących, zbieranie danych kontaktowych – w razie stwierdzenia przypadku zakażenia koronawirusem.
Etap wydarzenia właściwego
- Przestrzeń udostępniona zwiedzającym w dni targowe, gdzie podwyższony reżim sanitarny jest oczywisty.
Etap demontażu
- Rozbiórka stoisk i wyjazd uczestników.
Organizacja targów – sprzęt technologiczny i procedury
Procedury przy organizacji targów
Wydarzenie można podzielić na trzy etapy:
- montaż;
- impreza właściwa;
- demontaż.
Procedury dzielimy na:
- standardowe;
- kryzysowe.
Przykład: procedura wpuszczania podwykonawców, którzy przygotowują stanowiska – trzeba stworzyć dla nich instrukcje nowych zasad sanitarnych.
Jeśli chodzi o wystawców i zwiedzających, konieczna jest nowa procedura rejestracji uczestników – najlepiej online. Powinniśmy ograniczyć kontakt w miejscu wydarzenia do minimum.
W dzień targowy – sama procedura wpuszczania osób na teren. Ruch osobowy i towarowy trzeba zaprojektować na nowo. Lepiej nie ograniczać liczby wejść, tylko ją zwiększyć, by uniknąć kolejek i tłumów przed wejściem. Musimy zadbać o odpowiednią komunikację, czyli jeszcze przed wydarzeniem poinformować uczestników o nowych zasadach sanitarnych i objawach, które powinny skłonić ich do rezygnacji z udziału.
Na miejscu wydarzenia – komunikaty wizualne, głosowe, przypomnienia zasad. W praktyce, w ferworze obowiązków, ludzie mogą o nich zapomnieć.
Organizacja targów i podobnych wydarzeń na świecie
Pierwsze większe targi odbyły się w Korei Południowej. Były to targi budowlane, odwiedzone przez ponad połowę mniej osób niż rok wcześniej. W Europie od czerwca i początku lipca imprezy są dopuszczane, choć z ograniczeniami. W krajach takich, jak Hiszpania, Włochy czy Niemcy – dopuszczalne są tylko w niektórych regionach. W Niemczech w niektórych landach już się odbyły.
W Polsce też mamy pierwsze lokalne przykłady – np. targi ogrodnicze w Kielcach, które miały charakter kiermaszu. Widać, że właściciele ośrodków targowych szukają nowych możliwości zagospodarowania swoich terenów.