„Monitoring wizyjny (nie)zgodny z RODO” to temat rozmowy przeprowadzonej w programie Bezpieczny Biznes w telewizji Biznes 24 z naszym specjalistą Sergiuszem Parszowskim, który mówił o monitoringu wizyjnym w Polsce.
Monitoring (nie)zgodny z RODO
Temat rozmowy nawiązuje do kary, jaką w Niemczech otrzymał sprzedawca laptopów za instalację dozoru wizyjnego. Niemiecki sąd uznał, że dozór wizyjny w firmie i oddziałach spółki nie ma podstaw prawnych. Przedsiębiorstwo postanowiło zainstalować monitoring wizyjny w swoich salonach i magazynach po to, by zmniejszyć ryzyko kradzieży, a w jej przypadku – bez problemu wytypować sprawcę. Za pomocą kamer można było podglądać zarówno pracowników, jak i klientów. Kamery były aktywne całą dobę, a materiał przechowywany przez 60 dni. Niemiecki sąd uznał, że monitoring wizyjny nie może być czynnikiem odstraszającym dla potencjalnych sprawców kradzieży. Skorzystać z monitoringu można tylko wówczas, gdy pracodawca ma jednoznaczne podejrzenie, że dany pracownik może okradać firmę.
Kara za monitoring
Informacje, że w Niemczech za stosowanie monitoringu można otrzymać gigantyczną karę, powodują, że pojawia się pytanie, czy w Polsce również grożą podobne konsekwencje.
Prawdopodobnie w Polsce również musimy zacząć myśleć o monitoringu w podobny sposób. Nie można wprawdzie jednoznacznie dziś przewidzieć wysokości kar ani decyzji prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ale pewna zmiana w naszym myśleniu musi nastąpić. Przede wszystkim dlatego, że w przeszłości – czyli przed wejściem w życie przepisów RODO – w Polsce brakowało szczegółowych regulacji dotyczących systemów dozoru wizyjnego. W tym samym czasie w wielu krajach Europy zachodniej takie regulacje już były.
Obowiązki związane z monitoringiem wizyjnym
Z perspektywy przedsiębiorcy obowiązki związane z monitoringiem wizyjnym mogą wydawać się wręcz absurdalne. Wielu właścicieli firm inwestuje w kamery, by zadbać o bezpieczeństwo pracowników i chronić swój biznes.
Obowiązki informacyjne są jednym z ważniejszych obowiązków każdego administratora, który przetwarza dane osobowe, także tego, który przetwarza dane osobowe za pośrednictwem monitoringu wizyjnego. Z takimi informacjami spotykamy się w różnych budynkach na granicach stref, także przy wejściach do lokali. Przykładowo do banków czy do hoteli.
Czy monitoring wizyjny jest potrzebny
Przed zainstalowaniem monitoringu wizyjnego należałoby zadać sobie pytanie, czy tak naprawdę potrzebujemy tego systemu dozoru wizyjnego, a jeżeli tak, to:
- jaki powinien być jego zakres, czyli które pomieszczenia, strefy, obszary naszego terenu zakładu musimy monitorować;
- w jakich celach instalujemy monitoring;
- w jaki sposób będzie wykorzystywany;
- w jakich godzinach;
- przez jaki czas te nagrania powinny być archiwizowane.
Monitoring – najlepsze europejskie praktyki
Doświadczenia niemieckie, w dużym stopniu także brytyjskie, troszkę holenderskie pokazują nam, że pierwsze pytanie, na które trzeba sobie odpowiedzieć, to czy ten monitoring wizyjny będzie najlepszym środkiem zabezpieczającym nasze mienie. Być może znajdziemy lepsze rozwiązanie, np. jakieś zabezpieczenie mechaniczne, system alarmowy, system sygnalizacji włamania i napadu. Być może system kontroli dostępu będzie lepszą odpowiedzią na problem, który zdiagnozowaliśmy.
Wytyczne prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
Wiele stanowisk przedstawionych przez naszego krajowego prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, który w jednym ze swoich poradników (nazwanych wytycznymi dla monitoringu wizyjnego), mówi, aby decyzja o instalacji kamer była niemalże ostatecznością, czyli w pierwszej kolejności musimy szukać takich środków zabezpieczeń, które mniej ingerują w prywatność obywateli, nie ingerują w prywatność pracowników, a także gości naszego przedsiębiorstwa. Dopiero wówczas, kiedy inne środki nie będą w stanie nam zapewnić takiego poziomu ochrony, jaki jest wymagany, wówczas możemy dopiero podjąć decyzję o tym, że będą to kamery.
Monitoring w miejscu pracy
Informowanie pracownika o tym, że będzie monitorowany w miejscu pracy, jest regulowane przepisami. Kwestia stosowania monitoringu wizyjnego w zakładach pracy jest między innymi w kodeksie pracy uregulowana w artykule dwudziestym drugim ze znaczkiem 2 w indeksie górnym. Nasz krajowy ustawodawca określił miejsca, które mogą być objęte monitoringiem i które nie mogą być nim objęte. Przykładowo nasze krajowe przepisy co do zasady zabraniają stosowania monitoringu wizyjnego w takich przestrzeniach, jak: stołówki, szatnie, przebieralnie czy chociażby palarnie znajdujące się na terenie zakładu pracy. Nakładają także obowiązek w zakresie poinformowania pracowników o tym, jak ten system dozoru wizyjnego jest stosowany.
Czy kamery mogą działać prewencyjnie
To jest pytanie i spór branżowy, który funkcjonuje od wielu lat. Przeprowadzone różnego rodzaju badania nie są jednoznaczne. Na podstawie dostępnych badań na temat skuteczności systemów dozoru wizyjnego możemy wywnioskować, czy wskazać, że jeżeli występuje funkcja odstraszająca, to wtedy, kiedy system kamer istnieje razem z innymi zabezpieczeniami, przykładowo zabezpieczeniami mechanicznymi.
Jako przykład: napady czy włamania do salonów jubilerskich. Kamera nie zapobiegnie takiemu zdarzeniu. Konieczne są zabezpieczenia mechaniczne. Okna, drzwi i być może obecność dodatkowo tej kamery sprawią, że ten dany salon jubilerski nie będzie celem dla strony przestępczej. Nie można zapominać, że oprócz funkcji prewencyjnej, nagrania z kamery pełnią także funkcję dowodową, która jest bardzo istotna. Trzeba jednak pamiętać, żeby postępować zgodnie z obowiązującymi przepisami. W zakresie ochrony danych osobowych zawsze musimy pilnować tak zwanej zasady minimalizmu, inaczej mówiąc, proporcjonalności, aby te kamery nie były montowane w zbyt dużej ilości, nie obejmowały zbyt dużego terenu, zwłaszcza terenów, którymi nie zarządzamy, i by nie ingerowały w prywatność ludzi.